Etiquetas de envío: Guía para crear, imprimir y gestionar

Las etiquetas de envío son una parte integral del proceso logístico, ya que sirven como principal fuente de información para que los transportistas entreguen los paquetes de un lugar a otro. Tanto si diriges una pequeña tienda online como si supervisas la logística de una gran empresa, comprender los entresijos de la creación, impresión y gestión de las etiquetas de envío es esencial para que las operaciones se desarrollen con fluidez y eficacia. Esta guía le mostrará todo lo que necesita saber sobre las etiquetas de envío, desde sus componentes básicos hasta las estrategias avanzadas para optimizar su proceso de envío.

I. Conceptos básicos de las etiquetas de envío

Las etiquetas de envío son mucho más que simples pegatinas: son el alma de sus operaciones de envío. Cada etiqueta proporciona información esencial que garantiza que su paquete llegue a su destino previsto sin retrasos ni errores. Para comprender plenamente la importancia de las etiquetas de envío, es necesario desglosar sus componentes y entender el papel que desempeña cada elemento en la cadena logística.

Componentes básicos de una etiqueta de envío

Una etiqueta de envío bien construida incluye varios elementos clave, cada uno de los cuales cumple una función específica en el proceso de envío:

• Información sobre el beneficiario: Esto incluye el nombre, la dirección y, a veces, el número de teléfono del destinatario del paquete. La exactitud de esta información es crucial, ya que cualquier error podría dar lugar a una entrega errónea, con la consiguiente insatisfacción del cliente y el aumento de los costes de reenvío.
• Información del remitente: El nombre y la dirección del remitente se incluyen para que, si el paquete no puede entregarse, pueda devolverse al remitente. Esto también ayuda al destinatario a identificar el origen del paquete, lo que es importante para mantener el reconocimiento de la marca.
• Número de seguimiento y código de barras: Son los elementos más críticos tanto para el remitente como para el transportista. El número de seguimiento permite al remitente y al destinatario seguir el recorrido del paquete mientras el código de barras se escanea en varios puntos de control para actualizar su estado en el sistema del transportista.
• Método de envío: Esta sección indica el nivel de servicio elegido para el envío, como estándar, acelerado o nocturno. Esta información dicta cómo el transportista maneja y prioriza el paquete.
• Peso y dimensiones: El peso y el tamaño del paquete son esenciales para calcular los gastos de envío. Una información precisa en este punto garantiza que el paquete se procese correctamente y evita recargos por discrepancias.
• Información aduanera: En los envíos internacionales, la etiqueta de envío debe incluir datos aduaneros como el contenido del paquete, su valor y el país de origen. Esta información es fundamental para que el paquete pase sin problemas por la aduana. Si eres principiante y no sabes cómo rellenar los formularios de aduana, este artículo te dará algunos consejos útiles：. Cómo rellenar correctamente un formulario de aduanas para envíos internacionales

Por qué son importantes las etiquetas de envío

Las etiquetas de envío son indispensables por varias razones:

• Garantizar una entrega precisa: El objetivo principal de las etiquetas de envío es proporcionar toda la información necesaria para que un paquete llegue a su destino. Sin etiquetas de envío claras y precisas, el riesgo de que el paquete se pierda o se entregue incorrectamente aumenta considerablemente.
• Racionalización de las operaciones de transporte: Los transportistas confían en la información proporcionada por las etiquetas de envío para clasificar, encaminar y entregar los paquetes con eficacia. Una etiqueta de envío bien formateada ayuda a evitar retrasos y errores en el procesamiento.
• Transparencia y seguimiento: Los números de seguimiento de las etiquetas de envío permiten tanto al remitente como al destinatario seguir el recorrido del paquete en tiempo real. Esta transparencia genera confianza y aporta tranquilidad a los clientes.
• Cumplimiento de la normativa sobre transporte marítimo: En los envíos internacionales, es necesario disponer de etiquetas de envío precisas para cumplir la normativa aduanera. Las etiquetas de envío incompletas o incorrectas pueden provocar retrasos, multas o incluso la devolución del envío al remitente.

II. Cómo crear etiquetas de envío: Guía paso a paso

Crear una etiqueta de envío puede parecer sencillo, pero el proceso puede variar en función de la plataforma o el servicio que utilices, el volumen de los envíos y los requisitos específicos, como las declaraciones de aduanas para envíos internacionales. Aquí tienes una guía completa sobre cómo crear etiquetas de envío de forma eficaz.

Paso 1: Elegir la plataforma adecuada

El primer paso para crear etiquetas de envío es seleccionar la plataforma o el servicio adecuados. Esta elección dependerá de la naturaleza de su negocio, el volumen de envíos y sus necesidades específicas.

①. Mercados en línea

Si vendes a través de mercados online como Etsy, eBay o Shopify, estas plataformas suelen ofrecer herramientas integradas para crear e imprimir etiquetas de envío. Estas herramientas están diseñadas para integrarse a la perfección con tu proceso de venta, lo que facilita la generación de etiquetas de envío directamente desde tus pedidos.

Por ejemplo, Shopify proporciona un generador de etiquetas de envío que le permite crear etiquetas de envío para múltiples transportistas, ofreciendo tarifas con descuento y la comodidad de gestionar sus envíos desde un único panel de control.

②. Sitios web de transportistas

Para envíos individuales o si prefiere un mayor control sobre el proceso de envío, puede crear etiquetas de envío directamente a través de sitios Web de transportistas como USPS, UPS o FedEx. Estos sitios ofrecen interfaces fáciles de usar en las que puede introducir los detalles del envío, seleccionar las opciones de envío e imprimir las etiquetas de envío directamente desde su ordenador.

He aquí una lista de conocidos transportistas logísticos internacionales, junto con sus respectivos sitios web:

• DHL - Líder mundial en logística, ofrece servicios de entrega urgente, transporte marítimo, transporte aéreo y gestión de la cadena de suministro.
  • Página web: https://www.dhl.com
• FedEx - Ofrece servicios de entrega urgente rápidos y fiables con una amplia cobertura mundial.
  • Página web: https://www.fedex.com
• UPS (United Parcel Service) - Ofrece servicios de entrega de paquetes, logística y gestión de la cadena de suministro, siendo uno de los mayores transportistas de paquetes del mundo.
  • Página web: https://www.ups.com
• USPS (Servicio Postal de Estados Unidos) - Principal proveedor de servicios postales de Estados Unidos, ofrece servicios de envío internacional de paquetes y cartas.
  • Página web: https://www.usps.com
• TNT Express - Se especializa en servicios de entrega urgente urgentes y ofrece soluciones logísticas en toda Europa y a escala mundial.
  • Página web: https://www.tnt.com
• COSCO Shipping - Empresa naviera china líder en servicios globales de transporte marítimo y logística.
  • Página web: http://en.coscoshipping.com
• Maersk - Una de las mayores empresas de transporte marítimo de contenedores del mundo, que ofrece servicios de flete marítimo, logística y gestión de la cadena de suministro.
  • Página web: https://www.maersk.com
• Correo de Japón ofrece servicios internacionales de transporte urgente y logística y una fuerte presencia en Asia.
  • Página web: https://www.japanpost.jp
• SF Express - Empresa líder en logística en China, que presta servicios de entrega urgente nacionales e internacionales.
  • Página web: http://www.sf-express.com
• Correo de Corea - Ofrece servicios de entrega urgente internacional, con especial atención a Asia y algunos mercados mundiales.
  • Página web: https://www.koreapost.go.kr
• Royal Mail - Principal proveedor de servicios postales del Reino Unido, ofrece servicios internacionales de paquetería y logística.
  • Página web: https://www.royalmail.com

Características principales

• Creación de etiquetas de envío
  • Introducir información de envío: Los usuarios pueden introducir directamente los detalles del envío en el sitio web del transportista, incluidas las direcciones del remitente y el destinatario, las dimensiones del paquete y su peso. Esta información es esencial para generar una etiqueta de envío.
  • Seleccionar opciones de envío: Los sitios web de los transportistas suelen ofrecer diversas opciones de envío, como el envío estándar, el envío urgente o la entrega al día siguiente. Los usuarios pueden elegir la opción más adecuada en función de la urgencia y el presupuesto.
• Impresión de etiquetas de envío
  • Generación e impresión en línea: Una vez introducida toda la información necesaria sobre el envío y seleccionada la opción de envío, el sitio web genera automáticamente una etiqueta de envío. Los usuarios pueden imprimir la etiqueta de envío directamente desde su ordenador y adjuntarla al paquete para su envío.
  • Descargar etiquetas de envío: Además de la impresión directa, los usuarios pueden optar por descargar la etiqueta de envío generada como archivo PDF para su posterior impresión o registro.
• Cálculo de costes y pago
  • Estimación de los gastos de envío en tiempo real: Al seleccionar las opciones de envío, el sitio web calcula los gastos de envío en tiempo real y los muestra al usuario. Esto permite a los usuarios elegir la mejor opción en función del coste y el tipo de servicio.
  • Pago en línea: Los usuarios pueden pagar el envío directamente a través del sitio web. La mayoría de los transportistas aceptan múltiples métodos de pago, como tarjetas de crédito, débito y PayPal.
• Servicios adicionales
  • Seguros: Los usuarios pueden optar por contratar un seguro de envío para proteger sus envíos contra daños o pérdidas durante el tránsito. Esto es especialmente importante cuando se envían objetos de valor.
  • Seguimiento y confirmación: La mayoría de los sitios web de transportistas ofrecen servicios de seguimiento de paquetes y confirmación de entrega. Los usuarios pueden seleccionar estos servicios adicionales al crear la etiqueta de envío para supervisar el estado del paquete y confirmar que se ha entregado correctamente.

Escenarios aplicables

• Envíos únicos u ocasionales
  • Usuarios particulares y pequeñas empresas: Para particulares o pequeñas empresas, el uso de sitios web de transportistas para gestionar las necesidades ocasionales de envío resulta muy cómodo. Estos sitios web ofrecen interfaces sencillas y fáciles de usar que permiten completar todo el proceso de envío sin necesidad de software especializado de gestión logística.
  • Opciones flexibles: Los usuarios pueden elegir entre diversos métodos de envío y servicios adicionales en función de sus necesidades, sin verse limitados por la integración de sistemas o las condiciones contractuales.
• Situaciones que requieren un mayor control
  • Necesidades de envío personalizadas: Para los usuarios que desean un control detallado del proceso de cada envío, los sitios web de los transportistas ofrecen un flujo de trabajo intuitivo que permite seleccionar libremente los métodos de envío, los servicios adicionales y las opciones de pago.
  • Gestión de envíos especiales: Algunos envíos pueden requerir una manipulación o servicios especiales (como los envíos internacionales y los envíos de materiales peligrosos), y el uso de los sitios web de los transportistas garantiza que se satisfagan estas necesidades.

Ventajas

• Facilidad de uso: Los sitios web de los transportistas suelen estar diseñados con interfaces fáciles de usar, lo que facilita la creación y gestión de etiquetas de envío a usuarios sin formación en logística.
• Acceso inmediato: Los usuarios pueden crear etiquetas de envío y enviar paquetes inmediatamente sin esperar a la instalación y configuración del software o del sistema.
• Flexibilidad: Los usuarios pueden elegir libremente diferentes métodos de envío y servicios adicionales en función de las necesidades específicas de cada envío, evitando las limitaciones de los contratos fijos y la integración de sistemas.
• Control de costes: Los usuarios pueden ver los gastos de envío en tiempo real y seleccionar las opciones de envío y los servicios adicionales más adecuados en función de su presupuesto.

Desventajas

• Capacidad limitada de procesamiento por lotes: Para las empresas que necesitan gestionar grandes volúmenes de envíos, los sitios web de transportistas pueden ser menos eficientes que los Sistemas de Gestión de Transporte (TMS) especializados. Cada etiqueta de envío debe crearse individualmente, lo que puede llevar mucho tiempo.
• Integración de datos limitada: Dado que los sitios web de los transportistas no suelen integrarse con los sistemas internos del usuario (como ERP y WMS), los usuarios tienen que introducir los datos manualmente, lo que aumenta la posibilidad de errores.
• Limitaciones funcionales: Aunque los sitios web de los transportistas son adecuados para gestionar envíos únicos o en pequeñas cantidades, suelen carecer de funciones avanzadas de optimización del transporte y elaboración de informes.

Tipos de usuario adecuados

• Usuarios individuales: Las personas que ocasionalmente necesitan enviar paquetes pueden crear e imprimir cómodamente etiquetas de envío utilizando los sitios web de los transportistas y seleccionar los servicios de envío adecuados.
• Pequeñas empresas: Para las pequeñas empresas con necesidades de envío poco frecuentes, la gestión de la logística a través de estos sitios web evita la necesidad de invertir en complejos sistemas de gestión logística.
• Empresarios de nueva creación y vendedores de comercio electrónico: Los empresarios de nueva creación y los vendedores de comercio electrónico pueden utilizar sitios web de transportistas para gestionar de forma flexible el envío de pedidos sin depender de servicios logísticos externos.

Las páginas web de transportistas son herramientas sencillas y eficaces para gestionar envíos individuales o en pequeñas cantidades, especialmente para usuarios que necesitan un control flexible sobre el proceso de envío. El uso de sitios web de transportistas es especialmente beneficioso para quienes necesitan gestionar envíos ocasionales y desean disponer de flexibilidad para elegir entre diversos métodos de envío y complementos, como seguros o seguimiento.

Sin embargo, para las empresas que requieren el procesamiento por lotes de los envíos o una gestión logística compleja, pueden ser necesarias soluciones de gestión del transporte más especializadas.

③. Software de envío multitransportista

Para las empresas que manejan un gran volumen de envíos, invertir en un software de envíos puede agilizar el proceso de creación de etiquetas de envío. Herramientas como PitneyShip, ShipStationy EasyPost le permiten automatizar la creación de etiquetas de envío, comparar tarifas de envío de distintos transportistas e integrarse con su plataforma de comercio electrónico o su sistema de gestión de inventario.

④. Servicios de creación de etiquetas de envío de terceros

Los servicios de creación de etiquetas de envío por terceros son soluciones especializadas diseñadas para empresas que requieren un diseño y una personalización avanzados de las etiquetas de envío. Estos servicios son muy flexibles y se adaptan a sectores que exigen etiquetas de envío de calidad profesional, como el sanitario, el industrial, el alimentario y el químico.

Características principales

• Capacidades de diseño avanzadas
  • Apoyo a diseños complejos: Estos servicios suelen ofrecer potentes herramientas de diseño que permiten a los usuarios crear etiquetas de envío con elementos complejos, como gráficos de varias capas, códigos de barras, códigos QR, texto y campos de datos dinámicos. Los usuarios pueden personalizar el aspecto y la funcionalidad de las etiquetas de envío en función de los requisitos específicos del sector.
  • Plantillas y bibliotecas: La mayoría de las plataformas ofrecen plantillas de etiquetas preestablecidas y bibliotecas de elementos de diseño para ayudar a los usuarios a crear rápidamente etiquetas de envío que cumplan las normas del sector. Los usuarios también pueden diseñar etiquetas de envío totalmente personalizadas desde cero.
• Cumplimiento de la normativa
  • Diseño de etiquetas de conformidad: Muchos sectores tienen requisitos estrictos de etiquetado, como los dispositivos médicos que deben cumplir la normativa de la FDA o los productos químicos que deben cumplir las normas del SGA. Estos servicios de terceros suelen incluir herramientas de conformidad integradas para garantizar que las etiquetas de envío diseñadas por los usuarios cumplen la normativa específica del sector, lo que ayuda a evitar los riesgos legales y financieros asociados al incumplimiento.
• Opciones de impresión y salida
  • Múltiples formatos de salida: Estos servicios permiten exportar las etiquetas de envío diseñadas en varios formatos, como PDF, PNG, ZPL (para impresoras Zebra), etc. Los usuarios pueden enviar las etiquetas de envío diseñadas directamente a las impresoras o guardarlas como archivos digitales para su uso posterior.
  • Compatibilidad con varios tipos de impresoras: Ya se trate de impresoras térmicas, de inyección de tinta o láser, los servicios de creación de etiquetas de terceros suelen ser compatibles con una amplia gama de tipos de impresora y proporcionan los controladores de impresora o los ajustes de compatibilidad necesarios.
• Integración de datos
  • Conectividad de bases de datos: Algunas plataformas avanzadas permiten a los usuarios integrar diseños de etiquetas con bases de datos (como Excel, SQL y sistemas ERP), lo que posibilita la impresión dinámica de datos. Esto es especialmente importante para las empresas que necesitan imprimir información variable, como números de serie, números de lote y detalles del producto.
  • Funciones de automatización: Con la integración de bases de datos, estos servicios pueden automatizar el proceso de impresión de etiquetas, reduciendo los errores de introducción manual y aumentando la eficacia.

Ejemplos representativos

• BarTender de Seagull Scientific
  • BarTender es un potente software de diseño e impresión de etiquetas ampliamente utilizado en diversos sectores. Entre sus principales características se incluyen:
    • Herramientas de diseño multifuncionales: Admite el diseño y la impresión de texto, gráficos, códigos de barras, etiquetas RFID, etc.
    • Apoyo al cumplimiento: Ayuda a los usuarios a crear etiquetas de envío que cumplen las normas del sector, como etiquetas GHS, etiquetas de dispositivos médicos, etc.
    • Capacidad de integración: Admite una integración perfecta con diversas bases de datos y sistemas empresariales, como ERP, MES y WMS.

• Avery Diseño e Impresión
  • Avery Design & Print es una herramienta de diseño de etiquetas fácil de usar dirigida principalmente a pequeñas y medianas empresas y a usuarios particulares. Entre sus funciones se incluyen:
    • Interfaz de diseño intuitivo: Incluso los usuarios sin experiencia profesional en diseño pueden utilizar fácilmente sus herramientas de diseño de arrastrar y soltar.
    • Amplia biblioteca de plantillas: Proporciona varias plantillas de etiquetas que cubren diferentes industrias y usos.
    • Imprimir y compartir: Permite a los usuarios guardar las etiquetas de envío diseñadas como PDF u otros formatos para imprimirlas fácilmente o compartirlas en línea.

Escenarios aplicables

• Los servicios de creación de etiquetas por terceros son especialmente adecuados para:
  • Industrias con normas de etiquetado estrictas: Entre ellas se incluyen las industrias sanitaria, de fabricación de productos químicos y de alimentación y bebidas, en las que son habituales los requisitos estrictos de diseño e impresión de etiquetas.
  • Empresas que necesitan imprimir etiquetas personalizadas al por mayor: Cuando las empresas necesitan imprimir etiquetas de envío con datos dinámicos (por ejemplo, diferentes lotes de productos, números de serie únicos), estos servicios mejoran enormemente la eficiencia.
  • Empresas que requieren un diseño de etiquetas de alta calidad: Para las empresas que necesitan crear etiquetas de envío con elementos de diseño complejos, como logotipos de marca y descripciones de productos, estos servicios ofrecen herramientas y asistencia potentes.

Ventajas

• Alta profesionalidad: Estos servicios pueden satisfacer diversas necesidades personalizadas de las empresas, especialmente en diseño e impresión.
• Reducción de errores: Las funciones de automatización y la integración de bases de datos reducen los errores de introducción manual y mejoran la precisión de la impresión de etiquetas.
• Garantía de cumplimiento: Las funciones de soporte normativo integradas garantizan que las etiquetas de envío cumplan las normas del sector, lo que reduce los riesgos de cumplimiento.

Desventajas

• Curva de aprendizaje: Algunas herramientas avanzadas pueden requerir un cierto grado de aprendizaje y experiencia, especialmente para las empresas que necesitan diseños de etiquetas muy personalizados.
• Mayores costes: Los servicios avanzados de creación de etiquetas suelen requerir la compra de una licencia o suscripción, lo que puede resultar costoso, sobre todo para las pequeñas empresas.

Los servicios de creación de etiquetas por terceros son herramientas indispensables para las empresas que requieren un diseño de etiquetas de alta calidad, cumplimiento de la normativa e impresión masiva. No solo mejoran la eficiencia, sino que también ayudan a las empresas a evitar posibles riesgos de cumplimiento normativo.

Paso 2: Introducir los datos del envío

Una vez que haya elegido una plataforma, el siguiente paso es introducir los datos de envío necesarios para crear etiquetas de envío precisas. Esta información es crucial para garantizar que su paquete se entrega de forma correcta y eficiente.

①. Información sobre el destinatario y el remitente

Introducir con precisión la información del destinatario y del remitente es la parte más crítica del proceso de creación de etiquetas de envío. Asegúrese de que la dirección está completa, incluyendo cualquier número de apartamento, apartado de correos o instrucciones especiales de entrega. Esto reduce el riesgo de errores en la entrega y garantiza que el paquete llegue al destino correcto.

• Verificación de direcciones: Después de introducir la dirección, se recomienda utilizar la función de verificación de direcciones de la plataforma (si está disponible) para confirmar la exactitud de la dirección antes de generar la etiqueta de envío. Esto puede reducir el riesgo de que los paquetes sean devueltos o se retrasen debido a direcciones incorrectas o incompletas.
• Formato internacional de direcciones: Para envíos internacionales, asegúrese de seguir las normas de formato de dirección del país de destino para garantizar que la información sea correcta y legible.

②. Especificaciones del paquete

Introduzca el peso, las dimensiones y el contenido del paquete. Esta información se utiliza para calcular los gastos de envío y determinar cómo se manipulará el paquete durante el tránsito. Proporcionar medidas exactas puede evitar problemas como el pago insuficiente de gastos de envío o retrasos debidos a una manipulación inadecuada al crear las etiquetas de envío.

• Selección del tipo de envase: Asegúrese de seleccionar el tipo de paquete correcto (por ejemplo, carta, caja, sobre), ya que los distintos tipos de paquete pueden afectar al método de envío y al coste.
• Exactitud del peso y las dimensiones: Es aconsejable utilizar básculas y herramientas de medición precisas para determinar el peso y las dimensiones del paquete, ya que estos factores influyen directamente en el coste y las opciones de envío. Algunos transportistas pueden imponer cargos adicionales por paquetes con peso o dimensiones incorrectos.

③. Preferencias de envío

Seleccione el método de envío deseado en función de la urgencia de la entrega. Las opciones suelen incluir envío terrestre estándar, envío urgente o entrega al día siguiente. Además, puede optar por añadir servicios como seguro, confirmación de entrega o firma en la entrega.

En el caso de envíos internacionales, es posible que deba incluir detalles adicionales, como el contenido del paquete, su valor y los códigos arancelarios armonizados. Esta información es necesaria para el despacho de aduanas y ayuda a evitar retrasos en la frontera.

Selección de servicios adicionales:

• Cuando elija servicios adicionales como el seguro o la firma de entrega, tenga en cuenta que estos servicios pueden aumentar los gastos de envío, pero proporcionan seguridad adicional para artículos de gran valor.

Restricciones de envío y artículos prohibidos:

• Especialmente en los envíos internacionales, compruebe si el paquete contiene algún artículo prohibido o restringido por el país o región de destino. El incumplimiento de estas normas podría dar lugar a la incautación o devolución del paquete.

Por ejemplo, no puede enviar estos artículos por correo postal:

• Airbags
• Munición
• Explosivos
• Gasolina
• Mercurio líquido
• Marihuana

④. Envíos internacionales

Al introducir información para envíos internacionales, además de la dirección estándar y las especificaciones del paquete, debe proporcionar descripciones detalladas del contenido del paquete, su valor y los códigos arancelarios armonizados. Esta información es crucial para el despacho de aduanas y ayuda a evitar retrasos o devoluciones en la frontera. Además, asegúrese de que se incluyen todos los documentos aduaneros necesarios para un despacho sin problemas.

• Documentación aduanera: Cuando gestione envíos internacionales, asegúrese de que se facilitan todos los documentos aduaneros necesarios (por ejemplo, factura comercial, certificado de origen). Estos documentos son cruciales para un despacho de aduanas sin problemas.
• Estimación de aranceles e impuestos: Algunas plataformas permiten estimar los aranceles e impuestos de los envíos internacionales, lo que garantiza que usted o el destinatario sean conscientes de los posibles costes adicionales.
• Contenido del paquete Descripción: Proporcione una descripción lo más detallada y precisa posible del contenido del paquete al cumplimentar la descripción del contenido. Evite utilizar términos vagos o genéricos, ya que esto puede ayudar a minimizar los retrasos en el despacho de aduanas.

⑤. Avisos del sistema y comprobación de errores

Antes de enviar la información, preste atención a las indicaciones o advertencias del sistema, ya que pueden ayudarle a identificar posibles errores u omisiones. También es importante revisar detenidamente todos los datos introducidos, incluidas las direcciones, el peso, las dimensiones y las preferencias de envío, para garantizar su exactitud. Este paso ayuda a evitar retrasos en la entrega o costes adicionales debidos a información incorrecta.

• Indicaciones del sistema: Preste atención y siga las indicaciones o advertencias del sistema proporcionadas por la plataforma, que pueden incluir recordatorios sobre el formato de la dirección, las dimensiones del paquete u otra información clave.
• Comprobación de errores: Antes de enviar el pedido, revise detenidamente todos los datos introducidos, incluidas las direcciones, el peso, las dimensiones y las preferencias de envío, para asegurarse de que son correctos. Una información incorrecta puede provocar retrasos en la entrega o un aumento de los costes.

Paso 3: Generar e imprimir la etiqueta

Una vez confirmados todos los detalles del envío, el siguiente paso crucial es generar la etiqueta de envío. La mayoría de las plataformas permiten descargar la etiqueta en formato PDF, que luego se puede imprimir o enviar al transportista para que la imprima.

①. Opción de impresión en soporte

¿Por qué elegir Carrier Printing?

• Pocos requisitos de equipamiento
  • Si no dispone del equipo de impresión adecuado o prefiere no invertir en una impresora, elegir la impresión por transportista es una opción sin complicaciones. Las etiquetas de envío autoimprimibles suelen requerir la compra de impresoras térmicasimpresoras láser o de inyección de tinta, junto con el correspondiente papel de impresión o etiquetas adhesivas. La inversión inicial en estos dispositivos y suministros puede ser elevada, especialmente para pequeñas empresas o vendedores particulares que no realizan envíos con frecuencia. Si opta por la impresión en el transportista, puede evitar el coste de adquirir estos dispositivos y suministros. En su lugar, puede generar la etiqueta de envío en línea e imprimirla en el punto de servicio del transportista cuando entregue su paquete.
  • Escenarios aplicables:
    • Pequeñas empresas o vendedores individuales: Aquellos con bajos volúmenes de envío que no pueden justificar el coste de un equipo de impresión.
    • Envíos ocasionales: Cuando no necesita imprimir etiquetas de envío con frecuencia, lo que hace poco práctica la compra de equipos de impresión.
    • Necesidades temporales: Cuando tiene una tarea de envío temporal y necesita completarla rápidamente sin preparar equipos de impresión.
• Etiquetas de calidad profesional
  • Los servicios de impresión de etiquetas proporcionados por transportistas suelen cumplir estrictas normas de claridad y durabilidad. Esto significa que no tiene que preocuparse por retrasos o paquetes perdidos debido a problemas de calidad de las etiquetas. Las etiquetas impresas por el transportista suelen producirse en papel térmico de alta calidad u otros materiales adecuados para sus sistemas de envío, lo que garantiza que las etiquetas de envío no se despeguen, dañen o resulten ilegibles durante el tránsito.
  • Beneficios:
    • Reduce los errores: Las etiquetas de envío de calidad profesional reducen el riesgo de paquetes perdidos o retrasados debido a etiquetas de envío poco claras o dañadas.
    • Garantiza la compatibilidad: Las etiquetas de envío utilizadas por los transportistas son totalmente compatibles con sus sistemas, lo que garantiza un escaneado y un procesamiento sin problemas.
    • Se adapta a distintos entornos de envío: Las etiquetas de envío impresas por transportistas suelen estar optimizadas para mantener su integridad y legibilidad en diferentes condiciones de envío.
• Conveniencia
  • Los servicios de impresión de etiquetas de transportistas son muy prácticos, especialmente cuando no tiene tiempo o equipo para imprimir etiquetas de envío usted mismo. Muchos transportistas, como USPS, UPS y FedEx, ofrecen servicios de impresión de etiquetas en los que puede imprimir la etiqueta en sus puntos de servicio. Además, algunos transportistas ofrecen un servicio "Label Broker", en el que usted genera un código QR en línea y simplemente lo presenta en el punto de servicio, y el personal imprimirá la etiqueta por usted.
  • Factores de conveniencia:
    • Servicio rápido: Tanto si imprime en un punto de servicio como si utiliza el servicio Label Broker, puede ahorrar tiempo, especialmente cuando necesita completar los envíos rápidamente.
    • Flexibilidad: No está limitado a imprimir etiquetas de envío en su oficina o casa; puede completar este proceso en cualquier punto de servicio del transportista.
    • Funcionamiento simplificado: Para los usuarios poco familiarizados con los procesos de impresión, elegir la impresión en soporte puede simplificar el proceso de envío y evitar posibles problemas causados por dificultades técnicas.

Inconvenientes de la impresión portadora

• Coste: Algunos transportistas pueden cobrar una tarifa por los servicios de impresión, sobre todo si utiliza servicios premium o necesita etiquetas de envío personalizadas.
• Limitaciones temporales: Si opta por imprimir la etiqueta en el punto de servicio del transportista, puede encontrarse con tiempos de espera, especialmente en horas punta.
• Control limitado: Puede que tenga menos control sobre el diseño y el formato de la etiqueta, lo que puede ser un inconveniente si necesita añadir elementos de marca u otro contenido personalizado.

Consideraciones

• Comprobar la disponibilidad del servicio: Antes de elegir un servicio de impresión por transportista, asegúrese de que está disponible en su zona y conozca las posibles tarifas y el proceso de impresión.
• Preparar los documentos con antelación: Asegúrese de haber generado la etiqueta en línea y de tener preparada toda la información necesaria para agilizar el proceso en el punto de servicio.

②. Opción de autoimpresión

Sin embargo, en determinadas situaciones, como la necesidad de procesar rápidamente un gran número de pedidos, la necesidad de etiquetas de envío personalizadas o el deseo de evitar tiempos de espera en los puntos de servicio, es posible que deba imprimir las etiquetas de envío usted mismo. En estos casos, es crucial seleccionar la impresora y el papel de impresión adecuados.

Elegir la impresora adecuada

• Impresoras térmicas: Las impresoras térmicas son ideales para entornos de envío de gran volumen. Utilizan calor para producir imágenes en papel térmico especial, creando etiquetas de envío duraderas y resistentes a las manchas. Son rápidas y eficientes, por lo que son perfectas para empresas que necesitan imprimir grandes cantidades de etiquetas de envío rápidamente.
• Impresoras láser: Las impresoras láser son más rápidas y producen textos nítidos y de alta calidad. Son rentables con el tiempo porque los cartuchos de tóner duran más que los de inyección de tinta. Sin embargo, las impresoras láser requieren hojas de etiquetas especiales compatibles con láser y suelen tener un coste inicial más elevado.
• Impresoras de inyección de tinta: Las impresoras de chorro de tinta son versátiles y pueden imprimir en color, lo que resulta útil para etiquetas que necesitan elementos de marca. Sin embargo, las etiquetas impresas por inyección de tinta pueden emborronarse si se exponen a la humedad, por lo que pueden no ser la mejor opción para envases que podrían manipularse en condiciones húmedas.

Más información: ¿Cuál es el mejor método de impresión de etiquetas de códigos de barras?

Elegir el papel de impresión adecuado

• Etiquetas adhesivas: Las etiquetas adhesivas vienen con un fuerte soporte adhesivo, lo que garantiza que permanezcan firmemente adheridas a los paquetes durante todo el proceso de envío. Son ideales para envíos frecuentes o internacionales. Aunque son más caras, su durabilidad y aspecto profesional suelen justificar el coste.
• Papel normal: El papel normal es una opción económica adecuada para envíos de bajo volumen o uso interno. Sin embargo, requiere materiales adicionales como cinta adhesiva o pegamento para fijarlo a los paquetes, lo que aumenta el riesgo de que las etiquetas se despeguen durante el tránsito.

③. Impresión de la etiqueta

Tanto si opta por la impresión en soporte como por la autoimpresión, siga estos pasos básicos para garantizar el éxito en la generación y fijación de etiquetas:

• Preparar la impresora: Asegúrese de que su impresora está cargada con el papel o las etiquetas adecuadas. Si utiliza hojas de etiquetas adhesivas, confirme que son compatibles con su tipo de impresora (de inyección de tinta, láser o térmica).
• Imprimir la etiqueta: Utilice la función de impresión de la plataforma para generar la etiqueta. Previsualice la etiqueta antes de imprimirla para asegurarse de que toda la información se muestra correctamente.
• Comprobar la claridad: Tras la impresión, inspeccione la etiqueta para asegurarse de que todo el texto y los códigos de barras son claros y legibles. Si la etiqueta está manchada o el código de barras está distorsionado, vuelva a imprimir la etiqueta para evitar problemas durante el escaneado.
• Coloque la etiqueta en el envase: Si utiliza papel normal, recorte la etiqueta y fíjela al paquete con cinta de embalar transparente. Procure no cubrir el código de barras con la cinta, ya que podría interferir en el escaneado. Si utiliza etiquetas adhesivas, simplemente despegue y pegue la etiqueta en el paquete, asegurándose de colocarla en una superficie plana y visible.

Siguiendo estos pasos, podrá elegir el método de impresión de etiquetas más adecuado para las necesidades de su empresa, ya sea mediante impresión en transportista o autoimpresión, garantizando que sus paquetes lleguen sin problemas y de forma segura a su destino.

III. Estrategias de impresión avanzadas y mejores prácticas

Ahora que conoce los aspectos básicos de la creación e impresión de etiquetas de envío, es el momento de profundizar en estrategias más avanzadas que pueden optimizar su proceso de envío. Estas estrategias son especialmente útiles para las empresas que manejan grandes volúmenes de envíos o aquellas con requisitos específicos de etiquetado.

1. Creación masiva de etiquetas

Para las empresas que envían docenas o incluso cientos de paquetes al día, las herramientas de creación de etiquetas masivas pueden ahorrar mucho tiempo. Muchas plataformas de envío y sitios web de transportistas ofrecen la posibilidad de cargar un archivo CSV con todos los detalles del envío, que luego se puede utilizar para generar varias etiquetas simultáneamente.

Ventajas de la creación masiva de etiquetas

• Eficiencia: La creación masiva de etiquetas reduce el tiempo dedicado a introducir manualmente los detalles del envío para cada paquete. En su lugar, puede generar etiquetas para todos sus envíos de una sola vez.
• Coherencia: Al utilizar una plantilla normalizada, se asegura de que todas las etiquetas tengan el mismo formato, lo que reduce la probabilidad de errores.
• Automatización: Muchas soluciones de software de envíos le permiten automatizar el proceso de creación de etiquetas masivas, lo que agiliza aún más sus operaciones.

Cómo implementar la creación masiva de etiquetas

Para empezar a utilizar la creación de etiquetas masivas, tendrá que preparar una hoja de cálculo con todos los detalles necesarios del envío, incluida la información del destinatario, el peso del paquete, las dimensiones y el método de envío. La mayoría de las plataformas proporcionan una plantilla que puede descargar y rellenar. Una vez que la hoja de cálculo esté lista, cárguela en la plataforma y el sistema generará automáticamente etiquetas para cada envío.

2. Manipulación de etiquetas de devolución

Las etiquetas de devolución son una parte esencial del proceso de envío, especialmente en el comercio electrónico, donde los clientes pueden necesitar devolver productos. Ofrecer un proceso de devolución cómodo puede mejorar la satisfacción y fidelidad del cliente.

Incluir etiquetas de devolución en los envíos

Una opción es incluir una etiqueta de devolución en el envío original. Este método es cómodo para el cliente y aumenta la probabilidad de que el proceso de devolución se desarrolle sin problemas. La etiqueta de devolución puede ser prepagada o puede requerir que el cliente pague el envío de devolución, dependiendo de su política de devoluciones.

Envío de etiquetas de devolución por correo electrónico

Otra opción es enviar por correo electrónico una etiqueta de devolución al cliente si solicita una devolución. Este método reduce los residuos al generar etiquetas solo cuando son necesarias y facilita el seguimiento de las solicitudes de devolución.

Códigos QR para devoluciones

Algunos transportistas, como FedEx, ofrecen etiquetas de devolución basadas en códigos QR. En lugar de imprimir la etiqueta de devolución, el cliente recibe un código QR que puede llevar a un establecimiento participante. El transportista imprimirá entonces la etiqueta de devolución in situ, simplificando el proceso para el cliente.

3. Colocación y manipulación de etiquetas

La colocación adecuada de las etiquetas es crucial para garantizar que su paquete se procese correctamente y llegue a su destino sin problemas. Estas son algunas de las mejores prácticas para la colocación de etiquetas:

• Colocación en superficie plana: Coloque la etiqueta en la superficie plana más grande del paquete. Así se garantiza que el código de barras pueda escanearse fácilmente y que la etiqueta no se despegue durante el transporte.
• Evite las costuras y los bordes: No coloque la etiqueta sobre costuras, bordes o encima de la cinta de precintado. Las etiquetas colocadas en estas zonas tienen más probabilidades de dañarse o despegarse durante la manipulación.
• Asegurar la etiqueta: Si utiliza etiquetas de papel normal, cúbralas con cinta de embalar transparente para protegerlas de la humedad y los daños. Sin embargo, evite pegarlas sobre el código de barras, ya que puede causar problemas de escaneado.

4. Solución de problemas comunes de las etiquetas

Incluso aplicando las mejores prácticas, es posible que surjan problemas con las etiquetas de envío. A continuación te explicamos cómo solucionar algunos de los problemas más comunes:

Las etiquetas de envío no pueden reconocerse ni escanearse

Si el código de barras de su etiqueta no se escanea, compruebe lo siguiente:

• Claridad del código de barras: Asegúrese de que el código de barras no está distorsionado ni manchado. Si lo está, vuelva a imprimir la etiqueta.
• Colocación de la cinta: Asegúrese de que no hay cinta adhesiva cubriendo el código de barras, ya que puede causar problemas de reflexión que interfieran con el escaneado.
• Configuración de la impresora: Comprueba los ajustes de la impresora para asegurarte de que están configurados con la máxima calidad para obtener una impresión nítida y clara.

Errores de impresión

Si su impresora no produce etiquetas de envío claras, pruebe estos pasos:

• Limpie el cabezal de impresión: El polvo y los residuos pueden acumularse en el cabezal de impresión, especialmente en las impresoras térmicas. Utilice una tarjeta de limpieza para eliminar cualquier acumulación y mejorar la calidad de impresión.
• Compruebe la alineación del papel: Asegúrese de que las hojas de papel o etiquetas están correctamente alineadas en la impresora para evitar errores de impresión o atascos.
• Utilice etiquetas compatibles: Asegúrese de que las etiquetas que utiliza son compatibles con su tipo de impresora. El uso de un tipo incorrecto de etiquetas puede dar lugar a una mala calidad de impresión.

Información de envío incorrecta

Si descubre un error en la información de envío después de imprimir la etiqueta, no la utilice. En su lugar, anule la etiqueta si es posible y cree una nueva con los datos correctos. Utilizar una etiqueta con información incorrecta puede provocar retrasos en la entrega o costes adicionales.

5. Reimpresión y gestión de etiquetas de envío caducadas

No es infrecuente tener que reimprimir una etiqueta de envío, ya sea por daños, pérdidas o cambios en los datos de envío.

Reimpresión de etiquetas de envío

La mayoría de las plataformas de envío le permiten reimprimir etiquetas de envío directamente desde su cuenta. Sin embargo, asegúrese de que el transportista no ha utilizado o escaneado la etiqueta de envío original para evitar confusiones. Si se ha utilizado la etiqueta original, tendrá que crear un nuevo envío y generar una nueva etiqueta de envío.

Gestión de etiquetas de envío caducadas

Las etiquetas de envío tienen fechas de caducidad, que suelen oscilar entre unos días y unas semanas después de su creación. Si una etiqueta caduca antes de que se envíe el paquete, deséchela y cree una nueva. No se le cobrará por la etiqueta de envío no utilizada mientras el transportista no la haya escaneado.

IV. Aprovechamiento de la tecnología para estrategias avanzadas de etiquetado de envíos

En el vertiginoso entorno actual del comercio electrónico, mantenerse por delante de la competencia requiere aprovechar la tecnología para optimizar todos los aspectos de su proceso de envío. Las estrategias avanzadas de etiquetas de envío pueden ayudarle a reducir costes, mejorar la eficiencia y aumentar la satisfacción del cliente.

1. Integración de las soluciones de expedición con los sistemas empresariales

La integración del software de envío con otros sistemas empresariales, como la plataforma de comercio electrónico, el sistema de gestión de inventario o el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), puede agilizar todo el proceso de envío.

Ventajas de la integración

• Automatización: Los sistemas integrados pueden automatizar muchos aspectos del proceso de envío, desde la creación de etiquetas de envío hasta el seguimiento de los pedidos. Esto reduce la introducción manual de datos, minimiza los errores y acelera el proceso de envío.
• Datos en tiempo real: La integración permite el intercambio de datos en tiempo real entre sistemas, lo que garantiza que los niveles de existencias, el estado de los envíos y la información sobre los clientes estén siempre actualizados.
• Gestión centralizada: Al integrar su solución de envíos con otros sistemas empresariales, puede gestionar todos los aspectos de sus operaciones desde un único panel de control, lo que mejora la visibilidad y el control.

Cómo integrar soluciones de envío

Muchas plataformas de software de envío ofrecen integraciones listas para usar con plataformas de comercio electrónico populares como Shopify, WooCommerce y Magento. Además, puede utilizar API para conectar su software de envío con otros sistemas empresariales, lo que permite integraciones más personalizadas.

Aquí hay algunas plataformas de software de envío que ofrecen integraciones listas para usar con plataformas de comercio electrónico populares como Shopify, WooCommerce y Magento:

1. ShipStation: Admite la integración directa con Shopify, WooCommerce y Magento, y también proporciona una API para integraciones personalizadas con otros sistemas.
   Página web: https://www.shipstation.com
2. Easyship: Ofrece una integración perfecta con Shopify, WooCommerce y Magento, y admite cálculos de tarifas y envíos globales.
   Página web: https://www.easyship.com
3. Shippo: No solo se integra con Shopify, WooCommerce y Magento, sino que también proporciona una API para integraciones personalizadas con otros sistemas empresariales.
   Página web: https://goshippo.com
4. ShipBob: Proporciona integración inmediata con Shopify, WooCommerce y Magento, y admite conexiones API para integraciones de sistemas empresariales más amplias.
   Página web: https://www.shipbob.com
5. AfterShip: Admite la integración con Shopify, WooCommerce y Magento, lo que ayuda a gestionar los envíos, el seguimiento y las notificaciones.
   Página web: https://www.aftership.com
6. Ordoro: Ofrece integración directa con Shopify, WooCommerce y Magento, junto con opciones de API para integraciones personalizadas más avanzadas.
   Página web: https://www.ordoro.com

Estas plataformas permiten a los comerciantes gestionar eficazmente sus procesos de envío a través de las plataformas de comercio electrónico existentes y ofrecen opciones flexibles para integraciones personalizadas a través de API.

2. Automatización de la creación de etiquetas de envío

La automatización es una potente herramienta para las empresas que desean ampliar sus operaciones sin aumentar los costes de mano de obra. Automatizar la creación de etiquetas de envío puede ahorrar tiempo, reducir errores y garantizar que el proceso de envío se desarrolle sin problemas.

Normas de automatización

La mayoría de las plataformas de software de envío le permiten configurar reglas de automatización que dictan cómo se crean las etiquetas de envío en función de criterios específicos. Por ejemplo, puedes establecer reglas para seleccionar automáticamente el método de envío más barato para paquetes de menos de un determinado peso o para añadir un seguro para artículos de gran valor.

Tratamiento por lotes

El procesamiento por lotes le permite crear e imprimir etiquetas de envío para varios pedidos a la vez en lugar de procesar cada pedido individualmente. Esto es especialmente útil para las empresas que envían grandes volúmenes de paquetes diariamente. Al procesar los pedidos por lotes, puede ahorrar tiempo y garantizar la coherencia en todos sus envíos.

3. Aprovechar la logística de terceros (3PL)

A medida que su empresa crece, la gestión interna del proceso de envío puede resultar cada vez más complicada. Asociarse con un proveedor logístico externo (3PL) puede ayudarle a ampliar sus operaciones sin necesidad de realizar inversiones significativas en recursos adicionales.

La logística de terceros (3PL) se refiere a la externalización de las operaciones logísticas de una empresa a un proveedor de servicios externo. Esto incluye varias funciones de gestión de la cadena de suministro, como el transporte, el almacenamiento, la gestión de inventarios, el cumplimiento de pedidos, la expedición de mercancías y el despacho de aduanas.

Mediante el uso de servicios 3PL, las empresas pueden agilizar sus procesos logísticos, reducir costes y centrarse en sus actividades empresariales principales. Los proveedores 3PL aportan conocimientos especializados, tecnología y recursos para gestionar eficazmente las operaciones logísticas en nombre de sus clientes.

A escala mundial, hay muchos proveedores de servicios logísticos de terceros (3PL) profesionales y de buena reputación. A continuación se indican algunas empresas 3PL muy conocidas que gozan de una sólida reputación en el sector de la logística y ofrecen una amplia gama de servicios:

• Cadena de suministro de DHL: DHL es una de las principales empresas de logística del mundo, que ofrece una amplia gama de soluciones de gestión de la cadena de suministro y logística. Sus servicios incluyen transporte, almacenamiento, cumplimiento de pedidos, transporte de mercancías y mucho más. Página web: https://www.dhl.com
• Soluciones para la cadena de suministro de UPS: UPS no es sólo una empresa de mensajería reconocida en todo el mundo, sino que también ofrece servicios integrales de gestión de la cadena de suministro, incluida la gestión del transporte, el almacenamiento y la distribución, servicios de comercio internacional y mucho más. Página web: https://www.ups.com/
• Logística FedEx: FedEx ofrece diversas soluciones logísticas, como transporte mundial de mercancías, almacenamiento y distribución, y servicios de comercio internacional, que ayudan a los clientes a optimizar su cadena de suministro. Página web: https://www.fedex.com/
• C.H. Robinson: C.H. Robinson es una empresa líder mundial en logística a terceros que ofrece servicios de gestión del transporte, expedición de mercancías, almacenamiento y distribución. Son especialmente fuertes en el transporte por carretera. Página web: https://www.chrobinson.com
• XPO Logística: XPO es una empresa de logística global centrada en el transporte y la gestión de la cadena de suministro, que ofrece servicios de transporte de mercancías, almacenamiento, realización de pedidos y mucho más. Página web: https://www.xpo.com
• Kuehne + Nagel: Kuehne + Nagel es una empresa suiza de logística global especializada en transporte marítimo, aéreo, logística de contratos y servicios de transporte por carretera. Disponen de una extensa red en todo el mundo. Página web: https://home.kuehne-nagel.com
• DB Schenker: DB Schenker es una empresa alemana de logística que ofrece diversos servicios logísticos, como transporte aéreo, transporte marítimo, transporte terrestre, almacenamiento y servicios de gestión de la cadena de suministro. Página web: https://www.dbschenker.com
• Ryder System, Inc.: Ryder es una empresa estadounidense de logística que presta servicios de gestión del transporte, almacenamiento, distribución y optimización de la cadena de suministro. Destacan especialmente en los sectores de la automoción, la industria y el comercio minorista. Página web: https://www.ryder.com
• GEODIS: GEODIS es una empresa de logística líder a nivel mundial que ofrece soluciones logísticas integrales, incluida la gestión del transporte, la expedición de mercancías, el almacenamiento y la realización de pedidos. Página web: https://geodis.com
• Nippon Express: Nippon Express es una empresa logística japonesa que ofrece una amplia gama de servicios logísticos, como transporte internacional de mercancías, almacenamiento y gestión de la cadena de suministro. Cuenta con una sólida red en la región Asia-Pacífico. Página web: https://www.nipponexpress.com

Algunas de las principales ventajas de los 3PL son

1. Ahorro de costes: Las empresas pueden ahorrar en infraestructuras de transporte y almacenamiento subcontratando estas funciones a proveedores 3PL.

2. Experiencia: Los proveedores 3PL tienen un profundo conocimiento del sector y pueden ofrecer servicios eficientes y fiables.

3. Flexibilidad: Los proveedores 3PL pueden ampliar los servicios en función de las necesidades de la empresa, lo que ayuda a gestionar las fluctuaciones de la demanda.

4. Centrarse en las competencias básicas: La externalización de la logística permite a las empresas centrarse en lo que mejor saben hacer, dejando la gestión logística en manos de expertos.

5. Alcance mundial: Muchas empresas 3PL disponen de una amplia red mundial, lo que les permite prestar servicios logísticos transfronterizos y ayudar a las empresas a expandirse a nuevos mercados.

3PL es una estrategia en la que las empresas aprovechan la experiencia y la infraestructura de terceros proveedores para gestionar sus necesidades logísticas, lo que se traduce en una mayor eficiencia y rentabilidad.

4. Implantación de un sistema de gestión de almacenes (SGA)

Si gestiona su almacén, implantar un sistema de gestión de almacenes (SGA) puede ayudarle a optimizar su proceso de envío y mejorar la eficiencia general.

Si eres principiante, puedes empezar leyendo este artículo: ¿Qué es un sistema de gestión de almacenes (SGA)?

Ventajas de un SGA

• Gestión de inventarios: Un SGA proporciona visibilidad en tiempo real de sus niveles de inventario, lo que le ayuda a evitar situaciones de falta de existencias y exceso de stock. Esto garantiza que disponga de los productos adecuados cuando los necesite, lo que reduce los retrasos en el cumplimiento de los pedidos.
• Precisión de los pedidos: Al automatizar el proceso de picking y embalaje, un SGA puede ayudar a reducir errores y garantizar que se envían los artículos correctos a los clientes. Esto mejora la satisfacción del cliente y reduce el coste de las devoluciones y los cambios.
• Eficacia de envío: Un SGA puede agilizar su proceso de envío automatizando la creación de etiquetas de envío, optimizando los métodos de embalaje y proporcionando información de seguimiento en tiempo real. Esto le permite enviar los pedidos con mayor rapidez y precisión, mejorando la experiencia general del cliente.

Elegir el SGA adecuado

A la hora de seleccionar un SGA, tenga en cuenta factores como el tamaño de su almacén, la complejidad de sus operaciones y sus necesidades empresariales específicas. Muchas soluciones de SGA ofrecen una amplia gama de funciones, desde la gestión básica de inventarios hasta funciones avanzadas de automatización y análisis.

5. Aplicación de prácticas de sostenibilidad

La sostenibilidad es cada vez más importante en el sector de la logística y el transporte marítimo. Implantar prácticas sostenibles en su proceso de envío puede ayudarle a reducir su impacto medioambiental y atraer a clientes concienciados con el medio ambiente.

Envases ecológicos

Una forma de hacer que su proceso de envío sea más sostenible es utilizar materiales de embalaje ecológicos. Esto incluye el uso de materiales reciclados o biodegradables para las cajas, los cacahuetes de embalaje y las etiquetas de envío. Además, puede minimizar los residuos de embalaje utilizando cajas del tamaño adecuado y reduciendo el uso de rellenos innecesarios.

Compensación de emisiones de carbono

Muchos transportistas ofrecen ahora programas de compensación de carbono que le permiten compensar las emisiones de carbono generadas por sus envíos. Al participar en estos programas, puede reducir su huella de carbono y contribuir a la sostenibilidad medioambiental.

Reducir las devoluciones

Las devoluciones contribuyen a los residuos y a las emisiones de carbono, por lo que encontrar formas de reducir el número de devoluciones puede tener un impacto medioambiental positivo. Esto puede lograrse proporcionando descripciones detalladas de los productos, información precisa sobre las tallas e imágenes de alta calidad en su sitio web para ayudar a los clientes a tomar decisiones de compra informadas.

V. Conclusión

Las etiquetas de envío son un componente fundamental del proceso logístico, ya que sirven de enlace entre sus productos y sus clientes. Si sabe cómo crear, imprimir y gestionar eficazmente las etiquetas de envío, podrá optimizar sus operaciones de envío, reducir costes y mejorar la satisfacción del cliente.

Tanto si acaba de empezar como si desea perfeccionar sus procesos de envío actuales, esta completa guía le proporciona los conocimientos y las herramientas que necesita para tener éxito. Mediante la aplicación de las mejores prácticas, el aprovechamiento de estrategias avanzadas y la utilización de la tecnología adecuada, puede asegurarse de que sus etiquetas de envío sean siempre precisas, eficientes y conformes con las normas del sector.

En un mundo en el que el comercio electrónico y los envíos globales son cada vez más competitivos, dominar el arte de las etiquetas de envío no es sólo una necesidad: es una ventaja estratégica. Así que tómate tu tiempo para invertir en las herramientas y procesos adecuados y verás cómo tus operaciones de envío se convierten en una parte de tu negocio ágil, rentable y agradable para el cliente.

VI. Preguntas más frecuentes

1. ¿Cuál es la diferencia entre una etiqueta de envío y una etiqueta postal?

• Una etiqueta de envío contiene información detallada requerida por el transportista para entregar un paquete, incluida la dirección del destinatario, la dirección del remitente, el número de seguimiento y, a veces, información aduanera para envíos internacionales. Una etiqueta de envío suele incluir solo la dirección del destinatario y se utiliza para envíos más sencillos, como cartas o paquetes pequeños que no requieren seguimiento.

2. ¿Puedo imprimir etiquetas de envío con una impresora doméstica normal?

• Sí, puede imprimir etiquetas de envío con una impresora láser o de inyección de tinta estándar. Aunque las impresoras térmicas suelen recomendarse para envíos de gran volumen por su eficacia y durabilidad, las impresoras domésticas pueden producir etiquetas de envío claras y escaneables si se utilizan con hojas de etiquetas adhesivas o de papel de alta calidad.

3. ¿Cómo puedo crear una etiqueta de devolución?

• Se puede crear una etiqueta de devolución a través de la mayoría de plataformas de envío o sitios web de transportistas. Puede incluirla en el paquete original o enviarla por correo electrónico al cliente cuando solicite la devolución. Algunos servicios también permiten generar un código QR que el cliente puede utilizar en un punto de entrega para imprimir la etiqueta de envío.

4. ¿Qué debo hacer si mi etiqueta de envío se daña o se pierde?

• Si una etiqueta de envío se daña o se pierde antes de que el transportista escanee el paquete, normalmente puede volver a imprimir las etiquetas de envío a través de su plataforma de envío o cuenta del transportista. Si el paquete ya ha sido escaneado, tendrás que crear una nueva etiqueta de envío, lo que puede incurrir en gastos adicionales.

5. ¿Existen requisitos específicos para las etiquetas de envíos internacionales?

• Sí, las etiquetas de envíos internacionales deben incluir información adicional, como declaraciones de aduana, el contenido del paquete, su valor y el país de origen. Esta información es necesaria para el despacho de aduanas en el país de destino.

6. ¿Puedo escribir a mano una etiqueta de envío en lugar de imprimirla?

• Aunque puede escribir a mano la dirección del destinatario en un paquete, seguirá necesitando un código de barras y un número de seguimiento impresos, que no se pueden escribir a mano. Por eso se suele recomendar utilizar una etiqueta de envío impresa para evitar errores y garantizar un seguimiento adecuado.

7. ¿Cuáles son las ventajas de utilizar una impresora térmica para las etiquetas de envío?

• Las impresoras térmicas son ideales para envíos de gran volumen porque no necesitan tinta ni tóner, producen etiquetas de envío duraderas y resistentes a las manchas, y suelen ser más rápidas que las impresoras de inyección de tinta o láser. Son especialmente útiles para las empresas que necesitan imprimir grandes cantidades de etiquetas de envío de forma eficiente.

8. ¿Cuál es el plazo de validez de una etiqueta de envío?

• La validez de una etiqueta de envío depende del transportista y del servicio utilizado. Normalmente, una vez impresa una etiqueta de envío, debe utilizarse en un plazo determinado (a menudo de pocos días) antes de que caduque. Es importante consultar las directrices específicas de su transportista.

9. ¿Puedo reutilizar una etiqueta de envío si el paquete no se ha enviado?

• No, reutilizar una etiqueta de envío para un paquete diferente o reenviarla después de que el transportista la haya escaneado no está permitido. Esto puede provocar errores en la entrega y la posible suspensión de la cuenta por parte del transportista. Cree siempre una nueva etiqueta de envío para cada envío.

10. ¿Cómo puedo asegurarme de que mi etiqueta de envío es escaneable?

• Para garantizar que la etiqueta de envío se pueda escanear, imprímala con alta resolución, colóquela en una superficie plana del paquete y evite poner cinta adhesiva sobre el código de barras. Si utiliza cinta adhesiva transparente para fijar la etiqueta de envío, asegúrese de que no provoque reflejos que puedan interferir en el escaneado del código de barras.